Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.
Скачать пустой бланк письма-напоминания .docx
Скачать образец заполнения письма-напоминания .docx
Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка «вторично«.
Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
— ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.
Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).
Композиция и структура таких писем аналогична стандартным. Письмо-напоминание состоит из двух частей:
1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
- Напоминая о сроках…
- Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание …
- Настоящим письмом напоминаем…
- Настоящим письмом предупреждаем…
- Считаем необходимым уведомить…
- Полагаем настоятельно необходимым напомнить…
- Вынуждены официально предупредить…
- Настоящее напоминание имеет целью…
- Данное напоминание служит для…
- Это предупреждение носит официальный характер и направлено на…
- Напоминая об этом, просим…
- Напоминаем, что …
- …согласно договору… Ваше предприятие должно…
- …Ваша задолженность по оплате … составляет…
- …срок оплаты … истекает…
- …в соответствии с … Вы должны… и т. п.
- Несмотря на неоднократные напоминания …
- …Ваша фирма до сих пор не представила…
- …мы до сих пор не получили… и т. п.
2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:
- Просим в …-дневный срок подтвердить …
- Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на…
- Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для…
- Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания…
- Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание…
- Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения…
- Предлагаем Вам закончить предусмотренные … работы к …
- Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи…
- При неполучении Вашего ответа …
- … продукция будет отправлена другим потребителям…
- … Ваш заказ будет аннулирован … и т. п.
- … в противном случае мы будем вынуждены…
- … подать на Вас иск…
- … передать… на рассмотрение суда… и т. п.
Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим реакции (ответа) адресата.