На эту тему написано уже множество книг, созданы вебинары и мастер-классы, интернет полнится информацией, но вся суть сводится к одному, это мы в статье и обсудим.
Своё время обязательно нужно планировать. Не надо плыть по течению, а потом пытаться «впихнуть не впихуемое» и выполнить список задач за один день, который вы не успели сделать за неделю. Будьте реалистами. Ну и конечно, подключайте свою силу воли, если хотите добиться результата.
Итак, что же нужно делать для того, чтобы перестать тратить время впустую? Мы собрали для вас советы, которые написаны во многих книгах по тайм-менеджменту, но только в этой статье они поданы кратко.
Заведите ежедневник
Ежедневник — это универсальный способ планировать свое время и следить за выполнением заданий. Каким бы гениальным человеком вы ни были, сложно удержать всё в голове. К тому же, если вы сосредоточитесь на том, чтобы ничего не забыть, вы не сможете полноценно сосредоточиться на реализации своих планов. Поэтому — записывайте! Вы сможете легко отследить, что уже сделано, а что ещё осталось.
Погружайтесь в работу полностью
Когда вы выполняете какую-то задачу, полностью сосредоточьтесь только на ней. Не пытайтесь делать параллельно какие-то ещё задачи. Отключите телефоны, не ходите в соцсети, исключите все отвлекающие вас факторы. Вы сами удивитесь, как быстро и легко у вас получится начатое дело.
Не забывайте отдыхать
Важно в своей жизни правильно сбалансировать работу и отдых. Нельзя работать по 72 часа в сутки, а потом удивляться, что вы не можете закончить какое-то дело, потому что у вас нет ни сил ни вдохновения. Не нужно «брать работу с собой», если вы пришли домой и отдыхаете, проводите время с близкими людьми, не думайте о работе. Совет такой же, как и в предыдущем пункте — если вы что-то делаете, погружайтесь в это дело полностью.
Назначайте себе дедлайны
Даже если у вашей задачи нет чётко поставленных сроков, рано или поздно её всё-равно придётся сделать, а лучше сделать рано, чем поздно. Невыполненная задача будет висеть над вами «дамокловым мечом», напоминать о себе и забирать вашу энергию. К тому же, сжатые сроки обычно заставляют людей более эффективно работать.
Правильно расставляйте приоритеты
Вам важно понять, что нужно сделать в первую очередь, а что может и подождать. Самые важные и самые сложные задачи планируйте на начало вашего рабочего времени. Если вы оставите их «на потом», то просто можете не успеть.
Делите большие задачи на несколько маленьких
Если перед вами какой-то огромный проект, разделите его на несколько более мелких задач, вы поймете, в каком направлении двигаться, увидите, что все не так сложно, как изначально казалось.
Планируйте встречи на утро
Часто, зная, что сегодня предстоит встреча, мы не начинаем работу над каким-то проектом или задачей, боясь не успеть закончить вовремя и опоздать на встречу. Будем думать об этой встрече, отвлекаясь от работы. Поэтому планируйте встречу на утро, освободившись от неё, с чистой совестью вы можете заняться своими делами.
Делегируйте
Есть поговорка: «Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам». Не всегда это правильно. Иногда лучше разделить обязанности, если есть такая возможность, раздать поручения тому, кто с этим справится, а самому заняться более важными делами, которые не обойдутся без вашего присутствия.
Держите в узде свою прокрастинацию
Когда мы не можем убедить себя в неотложности выполнения необходимых или желаемых задач, это означает, что мы прокрастинируем. Вместо важных дел, имеющих для нас смысл, мы занимаемся чем-то несущественным: смотрим сериалы, поливаем цветы в офисе, играем в компьютерные игры, тратим время в соцсетях, едим (даже если не голодны), делаем повторную уборку, бесцельно слоняемся по кабинету или просто «плюем в потолок». Позже из-за самоупреков и фрустрации возникает ощущение беспомощности, вновь приводящее к ничегонеделанию.
Но внимание! Прокрастинация — это не просто лень. Ленивый человек не хочет ничего делать и не испытывает никакого беспокойства по этому поводу. Прокрастинирующий же и рад был бы что-нибудь сделать, но у него не получается начать.
Прокрастинацию нельзя путать и с отдыхом. Во время отдыха мы наполняемся новой энергией. При прокрастинации, наоборот, ее теряем. Чем меньше у нас остается энергии, тем больше возрастают шансы отложить выполнение задачи на неопределенный срок и снова ничего не делать.
Что могу сказать, вся эта статья является ключом к борьбе с прокрастинацией. И конечно же потребуется подключить свою силу воли.
Объединяйте однотипные задачи в блоки
Простой пример: вам нужно проверить почту и ответить на письма. Удобнее конечно же, если вы сделаете эти задачи вместе, а не так: проверили почту, съездили на встречу, занялись повседневными делами, а потом ответили на письма. Вы сэкономите время и силы, если однотипные или сопутствующие задачи будете выполнять вместе. Пример грубый, но так зато наглядно.
Делайте неприятные задачи в первую очередь
Не нужно откладывать неприятные дела на потом. Выпишите себе все такие накопившиеся задачи и выполняйте по одной в день. Так вы наконец-то сделаете то, что давно откладывали и получите моральное удовлетворение от завершения давно висящих на ваших плечах груза не сделанных дел. И со временем будет легче.
Работайте в определенное время
Наш организм привыкает к графику и расписанию. И если графика придерживаться, организм можно приучить к чему угодно. Если вы будете работать в одно и то же время, со временем вы сможете быстрее и легче настраиваться на работу.
Автоматизируйте всё, что можно автоматизировать
Если существует способ автоматизации вашей работы или части её, используйте эту возможность. Не тратьте время на то, чего можно избежать. Например, если вам приходится сталкиваться с расчётами, работайте с Excel, установите себе формулы, если часто приходится работать по одной схеме — сделайте себе готовые шаблоны. Ищите способы и вы сэкономите кучу времени на более приятные и полезные занятия.
Учитесь у более опытных
Незачем изобретать колесо. Оглядитесь вокруг, возможно в вашей области уже есть успешные люди, учитесь у них, перенимайте опыт. Со временем, возможно, вы сможете привнести что-то своё, на начальном этапе воспользуйтесь опытом тех, кто уже прошёл этим путем и «набил шишки». Это позволит вам сэкономить усилия, ресурсы и опыт.
Оцените продуктивность своих инструментов
Посмотрите вокруг, те инструменты, с которыми вы работаете, достаточно ли они эффективны? Возможно у вас медленный интернет или устаревший компьютер? Посмотрите, что можно изменить, чтобы сделать вашу работу более эффективной.
Не торопитесь
На самом деле, это очень важно. Лучше сделать один раз не спеша, кропотливо и тщательно, чем потом переделывать уже сделанную работу. Исправление своих же ошибок займёт у вас гораздо больше времени и сил. Поэтому делайте хорошо с первого раза! А для этого не нужно спешить.
Наведите порядок на рабочем месте
Мы не говорим об идеальном порядке. Пусть даже слегка это будет творческий беспорядок. Но уберите со стола всё, что может вас отвлекать, оставьте только то, что пригодится в работе.
Не бойтесь отказать
Научитесь говорить «нет». Иногда это очень полезно. Не будем здесь останавливаться подробнее, об этом можно написать отдельную статью. Но прежде чем согласиться на что-то, оценивайте здраво, оно вам надо?
Не бойтесь экспериментировать
Возможно, придуманный вами метод окажется наиболее эффективным, чем всё, что придумали до вас. Поэтому стоит попробовать. Но, если не получится, в крайнем случае, вы всегда сможете вернуться к прежней схеме. Но ведь если не попробуете, не узнаете.
Анализируйте
Просматривайте свой список дел. Вычеркивайте то, что уже выполнено. Такой визуализацией вы сможете мотивировать себя. Вечером прокручивайте в голове прошедший день. Анализируйте, что было сделано, а что нет и почему. И что можно предпринять, чтобы усовершенствовать свои результаты.
И в завершение статьи хочется добавить. Кажется, что всё это элементарно и просто. И мы не «открыли вам Америку». Но на самом деле, это эффективные способы, нужно только начать применять их на практике и тогда результаты не заставят себя ждать!