Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, также потребуется место для их хранения, они теряются, их сложно искать.
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят.
Схема работы
Схема для работы с электронной цифровой подписью у всех будет одинаковой, совсем не важно, какого размера ваш бизнес.
- Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту. Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
- Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр. Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
Преимущества ЭДО
- Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, где задержался документ.
- Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
- Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
- Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
- Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.
Узнайте, сколько можно сэкономить вместе с Контур.Диадок:
Знакомство с сервисом Контур.Диадок