Рекламное письмо

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятель­ность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки использу­ются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

• письма с предложением товаров или услуг;

• письма, содержащие сведения о фирме.

Кроме указанных видов деловых писем, в рекламе широко при­меняются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними под­держивают рекламную деятельность и, как правило, предоставля­ются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил:

1. Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более од­ной страницы, так как больший по объему текст рекламы, скорее всего, прочитан не будет.

2. Существенность. Текст рекламного письма должен быть ла­коничным, понятным и информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные све­дения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.

3. Точность. В рекламном письме не следует превозносить за­слуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.

4. Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспонден­том. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавяз­чивым.

5. Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без ис­пользования элементов украшения (цветочков, веточек, вензелей и т.п.).

6. Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не ме­нее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о пред­лагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме.

1. Обращение к адресату (например: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).

2. Краткая характеристика компании.

3. Представление товаров или услуг с перечислением их основ­ных достоинств.

4. Указание дополнительных или сопутствующих условий.

5. Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).

6. Выражение готовности предоставить при необходимости об­разцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и от­ветить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.

7. Выражение надежды на сотрудничество.

8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме.

1. Обращение к адресату.

2. Краткая характеристика компании.

3. Сведения об основных направлениях деятельности ком­пании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в срав­нении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.

4. Предложение о конкретных формах сотрудничества.

5. Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к со­трудничеству вопросы.

6. Выражение надежды на сотрудничество.

7. Подпись (должность, инициалы, фамилия).

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразде­лений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Однако для обеспечения более вы­сокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздей­ствия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще следует подписы­вать самим руководителем или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживать­ся общих правил оформления деловой переписки, но для привле­чения большего внимания к письму допустимо использовать раз­личные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фраг­ментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффек­ты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Скачать пустой бланк рекламного письма .docx
Скачать образец рекламного письма .docx