Поздравительные письма являются частью деловой переписки организации. Большинство из них пишутся руководителям других компаний или всей организации, с целью поздравить с торжественным случаем: праздником, значительным событием организации или ее юбилеем, избранием руководителя, достижением сотрудников.
Целью таких писем является создание торжественного настроения.
Поздравительные письма составляются в свободной форме официально-делового стиля, но с добавлением теплоты, приветливости, уважения, а иногда и экспрессии. Отправляются по почте, курьером или факсимильной связью.
Во вступительной части поздравительного письма должно быть обращение и приветствие к адресату. Его содержание зависит от занимаемого положения в компании поздравляемого лица и его взаимоотношений с автором.
При изложении поздравительного текста в основной части письма следует проявлять немного фантазии. Обычно сотруднику компании или же ее руководителю желают успехов в дальнейшей работе, здоровья, а также высказывают похвалу его индивидуальных деловых и личностных качеств. Допускается подчеркивание его личного вклада в успешную деятельность всей организации.
Компании в основном желают дальнейшего процветания, успехов и финансового благополучия. Можно сделать упоминания о значимых достижениях.
Поздравительные письма имеют небольшой объем текста, но при необходимости можно сделать и более расширенный текст.
Письма могут выражать мнения всего коллектива компании, хотя под ним ставит подпись только один человек, или же руководитель индивидуально поздравляет, кого он хочет только от своего имени.
Письма поздравления можно оформлять на специальной бумаге и использовать плотные и цветные конверты для них. Такие письма являются все же официальными, поэтому на них требуется всегда указывать реквизиты: название организации отправителя, государственный регистрационный номер, код налогоплательщика, дату, данные адресата и подпись.
Составляем поздравительные письма
Ширимова Елена
Ведущий эксперт журнала «Кадровое Дело»
Наступающие новогодние праздники приносят кадровикам и руководителям компаний немало хлопот. Нужно организовать корпоративный вечер, подумать о подарках сотрудникам, поздравить коллег и партнеров. Неотъемлемая часть подготовки к празднику – составление деловых поздравительных писем. Какие же правила существуют для их оформления?
Как оформить письмо
Праздничные деловые письма призваны создавать торжественное настроение. Поэтому можно заказать для них специальную бумагу и плотные цветные конверты с орнаментом или рисунками. Однако, даже если ваше новогоднее послание украшено снежинками и колокольчиками, не стоит забывать о том, что деловое письмо это официальная бумага, у которой есть обязательные реквизиты. Оформляйте корреспонденцию на фирменном бланке и не забудьте указать*:
- наименование вашей организации и справочные данные о ней (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты и интернет-сайта (если есть));
- ОКПО (код организации), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН/КПП (индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет);
- дату;
- адресата (организацию или гражданина, кому предназначено письмо);
- подпись руководителя вашей организации (его заместителя).
*Согласно требованиям ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта России 3 марта 2003 г. № 65ст).
Письмо может иметь и регистрационный номер, но, поскольку поздравительные письма не требуют исполнения или ответа, они, как правило, не регистрируются.
Альтернативой письму может стать поздравительная открытка. Такие открытки лучше всего не покупать, а заказывать в специальных студиях. Потому что открытка в данном случае это своеобразная имиджевая реклама вашей компании. На открытке и конверте можно поместить фирменную символику.
Обращение к адресату
Письмо-поздравление должно быть выдержано в официально-деловом стиле. Вместе с тем в нем должны звучать приветливость и теплота. Разрешается даже некоторая экспрессия («Примите наши самые искренние и сердечные поздравления!»).
Поздравление пишется либо от первого лица множественного числа («поздравляем», «желаем»), либо от первого лица единственного числа («поздравляю», «желаю»). Первый вариант более универсален, поскольку он выражает мнение всего коллектива организации, хотя и подписывает письмо один руководитель. Второй же используется, если директор хочет поздравить кого-то от своего имени.
Помните, что в деловом письме используется официальное уважительное обращение, даже если в жизни с адресатом письма вы или директор общаетесь накоротке. «Вы» с большой буквы пишется, если поздравление адресовано одному человеку, а «вы» с маленькой буквы — если адресат коллективный (персонал организации или группа лиц). В начале письма должно стоять вступительное обращение, приветствие. Его нужно выбирать в зависимости от того, какое положение адресат занимает в обществе, какие у автора письма с ним взаимоотношения и т. п. Скажем, к персоналу организации, которая работает в одной с вами сфере деятельности, можно обратиться так: «Уважаемые коллеги!». А например, к академику, заслуженному деятелю науки обычно обращаются словами «глубокоуважаемый», «многоуважаемый».
Текст письма
При составлении текста поздравительного письма, особенно пожеланий, постарайтесь проявить фантазию. Обычно сотруднику или руководителю желают крепкого здоровья, успехов в работе, высказывают похвалу его деловым и личным качествам. Фирме принято желать процветания и финансового благополучия. Приведем примеры необычных, оригинальных поздравлений. Возможно, они подтолкнут вас к мысли, как в поздравительном письме или открытке ненавязчиво заявить о себе, «обыграть» название компании-адресата, род ее деятельности, выпускаемую продукцию.
Пример:
Поздравление, адресованное администрации масложирового комбината: «Желаем вам найти самое лучшее место в «подСолнечном» мире!»
Пример:
«Желаем вам в новом году процветания и стабильности. Со своей стороны Торговый дом «Медведь» приложит все усилия для того, чтобы наше общение было приятным и продуктивным. И еще одно чисто «Медвежье» пожелание: больше вам меда и меньше пчел, дорогие коллеги!».
Ниже приведена общая схема письма, по которой вы без труда можете составить новогоднее поздравление.
Схема новогоднего поздравительного письма
Вступительное обращение:
- Уважаемый (ая) _________________ ! (имя, отчество)
- Уважаемые господа / дамы и господа!
- Уважаемые коллеги!
- Дорогой (ая) _________________ ! (имя, отчество)
Текст письма:
- Позвольте /разрешите
- Мне / нам
- От имени
- Поздравить Вас с Новым годом и Рождеством и пожелать
- Вам / Вашей фирме
- Здоровья, успехов в работе / преуспевания, процветания, благополучия в новом году
- От имени ______ (название компании) поздравляю (ем) Вас с Новым Годом и Рождеством и желаем
Заключительная формула вежливости:
- С уважением / Искренне Ваш
Как поздравлять зарубежных партнеров
Нужно сразу сказать, что единого международного стандарта коммерческого письма не существует. Правда, есть стандарт 150 (Международной организации стандартизации) на оформление заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации, авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем.
Приведем правила написания писем на английском языке, поскольку он считается универсальным. Итак, при оформлении деловых писем за рубежом используются следующие реквизиты:
- сведения об отправителе (наименование вашей организации, ее адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, интернет-сайта (если есть));
- ссылки на документы отправителя и получателя. Соответствует нашим реквизитам регистрационный номер документа и ссылка на дату и номер поступившего документа. В поздравительном письме этот реквизит можно опустить, поскольку такое письмо ни с чем напрямую не связано и не требует исполнения;
- дата (как вы знаете, Новый год во всем мире отмечается 1 января, а вот католическое Рождество не совпадает с православным — оно празднуется 25 декабря);
- адрес получателя письма;
- указание на конкретное лицо (если вы пишете письмо на адрес организации, но хотите, чтобы оно дошло до определенного человека, то нужно использовать этот реквизит, например: «Attention of Mr. Webley» (Вниманию господина Вебли); если такой необходимости нет, он не используется);
- вступительное обращение (приветствие);
- текст письма;
- заключительная формула вежливости;
- подпись (состоит из имени, фамилии и должности автора письма);
- ссылка на приложения (если они есть).
Приветствия и заключительные формулы вежливости в письмах иностранным партнерам:
Характер письма:
- Письма должностным лицам
Вступительное обращение:
- Sir (господин)
- Madam (госпожа)
Заключительная формула вежливости:
- Yours respectfully / Respectfully Yours (с уважением)
Характер письма:
- Письма организациям
Вступительное обращение:
- Gentlemen (господа)
- Ladies (дамы)
Заключительная формула вежливости:
- Yours truly / Truly Yours (преданный вам, с почтением)
Характер письма:
- Письма хорошо известным автору лицам
Вступительное обращение:
- Dear Mr. Smith (Уважаемый мистер Смит)
- Dear Miss Potter (Уважаемая госпожа Поттер) – к незамужней женщине
- Dear Mrs Jenkins (уважаемая госпожа Дженкинс) – к замужней женщине
- Dear Professor Lewis (уважаемый (ая) профессор Льюис)
Заключительная формула вежливости:
- Sincerely Yours (искренне ваш)
- Cordially yours / Yours cordially / Very cordially Yours (искренне ваш)
Особое внимание следует обратить на дату письма. Не рекомендуется писать ее цифровым способом, поскольку традиции написания дат в европейских странах и США различаются. Например, дату 05.12.2020 американец поймет как 12 мая, а европеец как 5 декабря. Приведем рекомендуемые способы оформления дат.
Пример:
- Европейский (британский) способ: 5 December 2020 или 5 December, 2020
- Американский способ: December 5 2020 или December 5, 2020
Помните, что в зарубежной традиции дата письма указывается в верхней части справа (а не слева, как в России).
Адрес получателя письма оформляется слева и строится по такой схеме:
- фамилия и должность адресата;
- наименование организации;
- номер дома или здания, название улицы;
- название города.
После города указывается более крупная административно-территориальная единица. Например, в Великобритании это графство, а в Соединенных Штатах Америки — штат;
страна.
Пример
Mr. James Monroe, President
635 Beacon Street
Boston 2, Massachusetts
USA
Оформляя вступительное обращение, помните, что после него ставится не восклицательный знак, как в России, а запятая (в европейской традиции) или двоеточие (в американской традиции).
Пример
Dear Miss Mitchell,
Dear Miss Mitchell:
Текст письма можно оформлять двумя способами либо выделять абзацами смысловые части, либо выравнивать весь текст по левому краю без абзацев.
Обратите внимание еще на одну немаловажную деталь. В конце письма после подписи ставятся инициалы того, кто писал и отправлял письмо. Например, АР/as, где большие буквы инициалы директора (Александр Филиппов), а маленькие ваши инициалы (скажем, Антонина Симакова). Нам это может показаться не столь важным, но для щепетильного американского бизнесмена это дань уважения — напомнить, кто непосредственно работал над составлением документа.
В заключение скажем о том, что все поздравительные письма можно писать и от руки, если у вас красивый почерк. Такое послание выглядит более сердечным и заинтересованным. Только учтите, что письмо американскому и английскому партнеру лучше писать черной пастой и печатными буквами затейливая пропись с завитушками и правым наклоном там не в моде.
Скачать образцы поздравительных деловых писем:
- Скачать образец поздравительного письма «С новым Годом».docx
- Скачать образец поздравительного письма «С новым Годом» (ответ на поздравление).docx
- Скачать образец поздравительного письма «С 8 марта».docx