10 советов по правильной подготовке к совещаниям

1. Чётко формулируйте цель каждого совещания. В компании не может быть просто «совещаний». Разделяйте на типы совещания в своей компании по их целям и формату проведения.
   
2. Заранее сообщайте цель совещания всем его участникам. Чтобы это не стало для них сюрпризом и они могли подготовиться.
   
3. Приглашайте на совещание только тех людей, кто непосредственно участвует в решении задачи и необходим для достижения цели, но не более 12-ти человек. Если в мероприятии участвует больше 12 человек, это не совещание, это презентация.
   
4. Рассылайте заранее письменные материалы для совещания, чтобы у участников была возможность ознакомиться и подготовиться. И требуйте того же от подчинённых.
   
5. Обязательно ограничивайте временными рамками начало и конец совещания.
   
6. Предупреждайте заранее, если есть изменения в расписании. И требуйте того же от подчинённых.
   
7. Готовьтесь ответственно к совещаниям. Каждое совещание — это возможность публичного выступления, которое окажет влияние на ваших подчинённых. Сила и направленность этого влияния зависят от вашей подготовки.
   
8. Очень важен ваш эмоциональный настрой перед совещанием. Настраивайтесь, будьте в хорошем настроении. Вы заряжаете своих подчинённых позитивными эмоциями и своим отношением к работе.
   
9. Обучайте своих подчинённых профессионально готовиться к совещаниям и умению проводить их. Внедряйте необходимые правила поэтапно.
   
10. Перед каждым совещанием выберите для себя один новый навык, который хотели бы отработать или улучшить в рамках проведения совещания. Совершенствуйтесь постоянно, используя для этого любую возможность.