Как оформить и оплатить нерабочие дни в октябре и ноябре 2021 года

По указу Президента коммерческие предприятия и предприниматели сами определяют количество сотрудников, которые будут обеспечивать функционирование их деятельности в период нерабочих дней с 30 октября по 7 ноября 2021 года (п. 5 Указа от 20.10.2021 № 595). Если регион ввел свои нерабочие дни, то работодатель также вправе сам решить продолжать работу или нет, но только когда в регионе нет ограничений по вашему виду деятельности. 

Ограничения по виду деятельности в регионе. Региональные власти вправе уточнить сферы деятельности, где приостанавливается доступ работников в здания и сооружения. Например, в Москве и Московской области, на период региональных нерабочих дней приостановили доступ работников салонов красоты, косметических салонов, физкультурно-оздоровительных комплексов, бассейнов и т.д. (п. 1.4 указа Мэра Москвы от 21.10.2021 № 62-УМ, п. 1.13 постановления Губернатора Московской области от 21.10.2021 № 387-ПГ). Какие сферы деятельности запретили в регионах, — в справочнике.

Региональные власти не вправе приостановить работу организаций, которые:

• непрерывно действуют;
• обеспечивают население продуктами питания и товарами первой необходимости;
• выполняют неотложные работы в условиях чрезвычайной ситуации, а также ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы;
• оказывают финансовые услуги в части неотложных функций, в первую очередь услуги по расчетам и платежам.

В список также вошли медицинские и аптечные организации. Он установлен в пункте 4 Указа Президента от 11.05.2020 № 316. Этот документ разрешил региональным властям приостанавливать, определять особенности режима работы на подведомственной территории, чтобы обеспечить санитарно-эпидемиологическое благополучие населения.

Если деятельность попала в список приостановленных, проверьте в региональном документе, каких сотрудников можно привлекать к работе в нерабочие дни. Например, в Москве и Московской области руководитель вправе обязать присутствовать на рабочем месте сотрудников, которые:

• начисляют и выплачивают зарплату, либо связаны с начислением и выплатой зарплаты;
• охраняют, обеспечивают содержание зданий, строений, сооружений, помещений в них;
• поддерживают процессы, которые нельзя приостановить.

Об этом говорится в пункте 1.4 указа Мэра Москвы от 21.10.2021 № 62-УМ, пункте 1.13 постановления Губернатора Московской области от 21.10.2021 № 387-ПГ. Решение, кто выйдет на работу, а кто нет, работодатели оформляют локальным нормативным актом, например, приказом.

Деятельность в регионе не ограничена. Если ваша деятельность не попала под запрет в регионе, и вы хотите вызвать на работу в нерабочие дни всех сотрудников, безопаснее подтвердить необходимость их присутствия в этот период. Работники могут работать дистанционно, если это позволяют их обязанности и организационно-технические условия работы.

Согласие сотрудников на работу в нерабочие дни получать не нужно, так как работодатели сами решают, кто будет работать. Но если у сотрудника по графику выходной день, а его нужно привлечь к работе, то сделать это нужно с его согласия. Если сотрудники не согласны работать в свой выходной по графику день или в нерабочий праздничный день 4 ноября, то привлечь их к ответственности нельзя. Каких сотрудников можно привлечь к работе в выходной – в рекомендации.

Если в регионе есть запрет на ведение деятельности, за его нарушение грозит штраф до 300 тыс. руб. от Роспотребнадзора. Если ограничений для вашей деятельности в регионе нет, за нарушение Указа Президента вправе оштрафовать трудовая инспекция на сумму до 50 тыс. руб.

Роспотребнадзор вправе оштрафовать за нарушение режима повышенной готовности. Он введен например, в Москве указом мэра от 08.06.2020 № 68-УМ и Московской области постановлением губернатора от 12.03.2020 № 108-ПГ. Именно в эти документы внесли дополнения о введении нерабочих дней и видах деятельности, которые нужно приостановить. За нарушение Роспотребнадзор оштрафует на основании пункта 1 статьи 20.6.1 КоАП. Размер штрафа составляет:

• для должностных лиц — от 10 тыс. до 50 тыс. руб.;
• ИП — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
• организации — от 100 тыс. до 300 тыс. руб.

Трудовая инспекция вправе оштрафовать по части 1 статьи 5.27 КоАП за нарушение любых нормативных актов, в которых есть нормы трудового права. Указ Президента является таким актом, так как вводит дополнительные нерабочие дни. Трудовой инспектор оштрафует, если компания, например:

• вывела весь персонал на рабочие места в период с 30 октября по 7 ноября, но не обосновала такую необходимость;
• не сохранила зарплату за эти дни;
• оформила простой вместо нерабочих дней;
• отправила работников в отпуск за свой счет.

Наказание за нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП:

• для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
• ИП – штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
• организации – штраф от 30 до 50 тыс. руб.

Чтобы отразить в табеле учета рабочего времени президентские и региональные нерабочие дни в октябре и ноябре 2021 года, используйте дополнительный буквенный код, например, «НОД» – нерабочий оплачиваемый день (п. 3 рекомендаций Минтруда от 26.04.2021). Проставьте такой код в табеле на все пропущенные рабочие дни по графику сотрудника, которые совпали с нерабочими днями. Под кодом в нижней строке укажите количество часов, которые должен был отработать сотрудник.

Выходные и нерабочие праздничные дни по графику работника отмечайте в табеле кодом «В» или цифровой «26». Неважно, что они совпали с нерабочими из-за коронавируса днями.

Рисунок. Табель учета рабочего времени с отметками о нерабочих днях

Если сотрудник будет работать в нерабочие дни, поставьте буквенный код «Я» или цифровой «01» и в нижней строке укажите количество часов, которые сотрудник фактически отработал в эти дни. Если сотрудник будет в нерабочие дни на больничном, то в табеле проставьте код «Б» или цифровой «19». В дни отпуска, которые совпали с нерабочими днями, поставьте в табеле буквенный код «ОТ» или цифровой «09» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Рисунок. Табель учета рабочего времени с отметками об отпуске

Закон не содержит ограничений в отношении даты начала работы, которую указывают в трудовом договоре. Эту дату определяют по соглашению между сотрудником и работодателем. Дата начала работы, то есть дата приема на работу, может приходиться на любой день – как рабочий, так и праздничный или выходной, в том числе нерабочий день в октябре и ноябре 2021 года.

Чтобы принять сотрудника на работу, заключают трудовой договор и оформляют приказ о приеме на работу. Дата приема сотрудника на работу в приказе должна соответствовать дате начала работы в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57, ч. 1 ст. 68 ТК). Дата приема нового сотрудника и дата его фактического выхода на работу могут не совпадать. Дату фактического выхода сотрудника на работу дополнительно определяют графиком работы организации или индивидуальным графиком работы сотрудника (ст. 100 ТК).

Если новый сотрудник будет трудиться по графику пятидневной рабочей недели и он не входит в число тех, кто должен трудиться в нерабочие дни, то сотрудник должен выйти на работу в рабочий день, следующий за нерабочими, выходными и праздничными днями, то есть в понедельник 8 ноября.

Когда срок трудового договора с сотрудником заканчивается в президентские или региональные нерабочие в октябре и ноябре 2021 года, то увольняйте сотрудника в первый рабочий день. Например, если нерабочие дни заканчиваются 7 ноября, оформите увольнение 8 ноября. Если последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считают ближайший следующий за ним рабочий день. Когда срок трудового договора истекает в выходной день, то расторгнуть трудовой договор с сотрудником и выдать ему все необходимые документы нужно в первый ближайший рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК).

Если увольняете сотрудника по сокращению численности или штата, дата увольнения может выпасть на выходной день или нерабочий день. В такой ситуации уволить сотрудника нужно в следующий ближайший рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК).

При увольнении по собственному желанию сотрудник может уволиться в любой день, который указал в заявлении на увольнение. День увольнения может выпасть на выходной или нерабочий день. Если день увольнения сотрудника пришелся на период нерабочих дней в октябре и ноябре 2021 года, оформите увольнение именно в дату, о которой просит сотрудник. Также вы можете согласовать с сотрудником другую дату увольнения (ст. 80 ТК, определение Московского городского суда от 30.09.2014 № 33-25487/2014).

Расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон также можно в любое время. Для этого стороны должны заключить письменное соглашение (ст. 78 ТК). Увольнение по соглашению сторон не является инициативой работодателя, поэтому сотрудника можно уволить в выходные и нерабочие дни.

За нерабочие дни в октябре и ноябре 2021 года сотрудникам необходимо полностью сохранить заработную плату. Наличие в месяце нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы работникам. Это значит, что сотрудникам на окладе выплатите зарплату в полном размере.

Норму рабочего времени за октябрь и ноябрь не уменьшайте. Менять производственный календарь также не нужно (п. 2 и 3 Рекомендаций Минтруда от 26.04.2021). Чтобы узнать норму рабочего времени, используйте производственные календари на 2021 год при пятидневной и шестидневной рабочей неделе.

Зарплата

Работникам на окладе за нерабочие дни нужно выплатить зарплату по трудовому договору в том же размере, как если бы сотрудник полностью отработал нерабочие дни. То есть, выполнил норму рабочего времени при повременной оплате или норму труда при сдельной оплате.

Оклад, доплаты

Зарплата обычно включает должностной оклад, компенсационные и стимулирующие выплаты, которые установлены у работодателя. Чтобы посчитать оплату за неотработанные нерабочие дни, определите дневную сумму зарплаты с учетом постоянных надбавок и умножьте ее на число нерабочих дней. Аналогично учтите при оплате за нерабочие дни ежемесячные премии, размер которых определяете пропорционально отработанному времени.

Схема. Какие доплаты учитывать при оплате нерабочих дней

Сотрудникам, которые будут продолжать работать в нерабочие дни в октябре и ноябре 2021 года, оплачивайте работу в одинарном размере. Нерабочие дни не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням, за которые положена двойная оплата. Минтруд подтвердил, что оплатить труд работников, которые будут обеспечивать в нерабочие из-за коронавируса дни функционирование организаций, нужно в обычном, а не повышенном размере. Но повышенную оплату работающим работодатель может установить самостоятельно (п. 2 Рекомендаций Минтруда от 26.04.2021).

Сдельная оплата

Сотрудникам, которые работают сдельно или на часовой тарифной ставке, выплатите дополнительное вознаграждение (ст. 112 ТК). Как оплачивать праздничные дни, во время которых сотрудник не работал, при сдельной и повременной системе с часовой или дневной ставкой – в рекомендации.

Аванс по зарплате

Если сотрудники компании работали в нерабочие дни, расчет аванса будет прежним. Считайте его по тем же правилам, которые вы использовали всегда. Если сотрудники не работали в нерабочие дни, рассчитайте аванс так же, как если бы они отработали эти дни.

В таблице — ответы на частые вопросы об авансе в ноябре 2021 года.

Срок выдачи зарплаты

Отпускные

Больничные

Средний заработок

Крайний срок уплаты налогов и сдачи налоговых отчетов, который выпал на период с 30 октября по 7 ноября, переносится на понедельник 8 ноября 2021 года. Дни с 30 октября по 7 ноября 2021 года – нерабочие по Указу Президента 20.10.2021 № 595. Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с актом Президента РФ выходным, нерабочим праздничным и (или) нерабочим днем, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Это следует из пункта 7 статьи 6.1 НК (письмо ФНС от 04.05.2021 № ЕА-4-15/6200@, информация ФНС от 26.10.2021). Если нерабочие дни установили региональные власти, такие дни не продлят срок уплаты налогов или сдачи налоговых отчетов.

Когда последний день срока выпадает на выходной, праздничный или нерабочий день по Указу Президента, он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК). Подтверждает это письмо ФНС от 04.05.2021 № ЕА-4-15/6200@. Если нерабочие дни установили региональные власти, такие дни не продляют срок ответа на требование ИФНС. Срок ответа на требование зависит от того, в рамках каких мероприятий у вас запросили пояснения и документы, и касаются ли они НДС.

Таблица. Срок ответа на требование ИФНС

Президентские и региональные нерабочие дни не приостанавливают исполнения обязательств, которые должны быть исполнены в данный период. Когда последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считают ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК). Но, как указал Верховный суд в Обзоре от 21.04.2020, это общее правило неприменимо к нерабочим дням, объявленным Президентом в связи с распространением коронавирусной инфекции.

Как отметил суд, «нерабочие дни» в смысле, который придает этому понятию гражданское законодательство, – это выходные и нерабочие праздничные дни, предусмотренные статьями 111 и 112 Трудового кодекса. «Иное понимание, – заключил суд, – означало бы приостановление исполнения всех без исключения гражданских обязательств в течение длительного периода и существенное ограничение гражданского оборота в целом, что не соответствует цели названных указов Президента».