Добро пожаловать на сайт business-boss.ru

Здесь вы найдёте статьи об управлении персоналом, менеджменте и личном развитии, онлайн-тесты, целую библиотеку по теме и даже консультации эксперта! И это ещё далеко не всё!

Письмо-напоминание (предупреждение)

Письмо-напоминание (предупреждение)

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Скачать пустой бланк письма-напоминания .docx
Скачать образец заполнения письма-напоминания .docx

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка “вторично“.

Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
– ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;
– более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
– информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.

Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).

Композиция и структура таких писем аналогична стандартным. Письмо-напоминание состоит из двух частей:

1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:

  • Напоминая о сроках…
  • Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание …
  • Настоящим письмом напоминаем…
  • Настоящим письмом предупреждаем…
  • Считаем необходимым уведомить…
  • Полагаем настоятельно необходимым напомнить…
  • Вынуждены официально предупредить…
  • Настоящее напоминание имеет целью…
  • Данное напоминание служит для…
  • Это предупреждение носит официальный характер и направлено на…
  • Напоминая об этом, просим…
  • Напоминаем, что …
    • …согласно договору… Ваше предприятие должно…
    • …Ваша задолженность по оплате … составляет…
    • …срок оплаты … истекает…
    • …в соответствии с … Вы должны… и т. п.
  • Несмотря на неоднократные напоминания …
    • …Ваша фирма до сих пор не представила…
    • …мы до сих пор не получили… и т. п.

2. В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например:

  • Просим в …-дневный срок подтвердить …
  • Убедительно просим Вас до (такого-то числа) принять энергичные меры, направленные на…
  • Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для…
  • Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания…
  • Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание…
  • Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения…
  • Предлагаем Вам закончить предусмотренные … работы к …
  • Вынуждены вынести Вашей организации официальное предупреждение в связи…
  • При неполучении Вашего ответа …
    • … продукция будет отправлена другим потребителям…
    • … Ваш заказ будет аннулирован … и т. п.
  • … в противном случае мы будем вынуждены…
    • … подать на Вас иск…
    • … передать… на рассмотрение суда… и т. п.

Письма-напоминания (предупреждения) относятся к информационным письмам, требующим реакции (ответа) адресата.

 

Admin

Лидер — это обыкновенный человек с необыкновенной решимостью

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

4 × 2 =