Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docx
Скачать образец заполнения письма-просьбы .docx
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением…
- Учитывая социальную значимость …
- Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
- Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
- Ввиду задержки получения груза…
- Исходя из результатов переговоров по вопросу о…
и т. п.
- цель обращения
- В целях выполнения распоряжения…
- В целях скорейшего решения вопроса…
- Для согласования вопросов…
- В целях обеспечения безопасности прохождения груза…
- Во избежание конфликтных ситуаций…
и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- В связи с обращением в наш адрес…
- На основании устной договоренности…
- На основании нашего телефонного разговора…
- Согласно постановлению правительства…
- Согласно протоколу о взаимных поставках…
и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…«), от первого лица множественного числа («Просим…«), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…«, «Администрация просит…«, «Совет трудового коллектива просит…» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят…).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу… (Просим…)
…
Одновременно прошу… (Также просим…)
…
А также прошу… (А также просим…)
…
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова «Прошу…» — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
- Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…
…об отправке в наш адрес…
…о направлении в мой адрес…
…о высылке в адрес нашей организации…
…о предоставлении мне… - Просим (прошу) Вас (вас)…
…сообщить (нам)…
…выслать (мне)…
…срочно представить…
…немедленно доложить…
…известить (руководство предприятия) о…
…проинформировать меня о… - Прошу Вашего (вашего) согласия на…
…отправку в адрес…
…предоставление нам…
…ознакомление … с…
…передачу … следующего оборудования… - Просим Вашего (вашего) содействия в…
…получении…
…скорейшей отправке…
…предоставлении дополнительной информации относительно…
…проведении… - Прошу Ваших (ваших) указаний…
…на заключение договора о…
…на выдачу со склада предприятия … представителю…
…на оформление документов о…
…на пересмотр… - Просим Вас не отказать в любезности и … .
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.