Добро пожаловать на сайт business-boss.ru

Здесь вы найдёте статьи об управлении персоналом, менеджменте и личном развитии, онлайн-тесты, целую библиотеку по теме и даже консультации эксперта! И это ещё далеко не всё!

Письмо-запрос

Письмо-запрос

Письмо-запрос – это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Скачать пустой бланк письма-запроса .docx
Скачать образец письма-запроса .docx

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:

1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением счета-фактуры…
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
    • Вследствие изменения цен на энергоносители… и т. п.
  • цель обращения
    • В целях скорейшего решения вопроса…
    • Для согласования спорных вопросов…
    • В целях безопасности прохождения груза…
    • Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • Учитывая, что производственные показатели снизились на…
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    • На основании нашего телефонного разговора…
    • Согласно постановлению правительства…
    • Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения – человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

  • Просим Вас сообщить о возможности поставки…
  • Просим немедленно погасить задолженность за 2019 год…
  • Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку…
  • Мы будем признательны, если…
  • Не откажите в любезности сообщить нам о…
  • Прошу Вас выслать образцы материалов… и т. п.

Одна из разновидностей писем-запросов – коммерческий запрос – документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

  • В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на … год… , предварительной договоренностью… , телефонным разговором от … и т. п.)
  • На основании (Протокола… , торгового соглашения… , прейскуранта … , нашей договоренности о … и т. п.)
  • Согласно (Протокола… , торгового соглашения… , прейскуранта … , нашей договоренности о … и т. п.)
  • Ссылаясь на (протокол переговоров… , нашу договоренность … , наш телефонный разговор … и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:

  • С нетерпением ждем Вашего письма
  • Просим ответить по возможности скорее
  • Просим ответить в двухнедельный срок
  • Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
  • Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.

По материалам:
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). – М.: “Феникс”, 2004
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. – М.: “Бератор”, 2004.

Admin

Лидер — это обыкновенный человек с необыкновенной решимостью

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

18 − четыре =