Письмо-запрос — это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.
Скачать пустой бланк письма-запроса .docx
Скачать образец письма-запроса .docx
Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
- причина обращения
- В связи с неполучением счета-фактуры…
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
- Вследствие изменения цен на энергоносители… и т. п.
- цель обращения
- В целях скорейшего решения вопроса…
- Для согласования спорных вопросов…
- В целях безопасности прохождения груза…
- Во избежание конфликтных ситуаций… и т. п.
- ссылки на основание для обращения
- Учитывая, что производственные показатели снизились на…
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- На основании нашего телефонного разговора…
- Согласно постановлению правительства…
- Согласно протоколу о взаимных поставках… и т. п. При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.
2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:
- Просим Вас сообщить о возможности поставки…
- Просим немедленно погасить задолженность за 2019 год…
- Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку…
- Мы будем признательны, если…
- Не откажите в любезности сообщить нам о…
- Прошу Вас выслать образцы материалов… и т. п.
Одна из разновидностей писем-запросов — коммерческий запрос — документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:
- В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на … год… , предварительной договоренностью… , телефонным разговором от … и т. п.)
- На основании (Протокола… , торгового соглашения… , прейскуранта … , нашей договоренности о … и т. п.)
- Согласно (Протокола… , торгового соглашения… , прейскуранта … , нашей договоренности о … и т. п.)
- Ссылаясь на (протокол переговоров… , нашу договоренность … , наш телефонный разговор … и т. п.).
Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:
- С нетерпением ждем Вашего письма
- Просим ответить по возможности скорее
- Просим ответить в двухнедельный срок
- Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
- Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
По материалам:
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). — М.: «Феникс», 2004
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. — М.: «Бератор», 2004.